It may happen that a customer is unable to pay an invoice, for example because the company has gone bankrupt. In this situation you will ultimately be left with an uncollectible invoice. On the one hand, this provides a clear picture of the turnover and ultimate result of your company, but certainly also with regard to the VAT to be paid.
This article describes how you can mark an invoice as 'uncollectible'.
Preparation
Ensure that there is a general ledger account into which the uncollectible invoice can be posted. In the following example we assume a Dutch chart of accounts and we have created account 4875 - Uncollectible accounts receivable as a Loss & Profit account.
We now need to ensure that the package knows to use this account when dealing with uncollectible invoices. To do this, we navigate to the Miscellaneous menu - Company Preferences and select account 4875 - Uncollectible accounts receivable as the Default Uncollectible Invoices account.
Process uncollectible invoice
The Tax Authorities require that you must be able to demonstrate that you have done everything possible to collect the amount (if you ultimately want to be able to reclaim the VAT on the uncollectible invoice). You will therefore have to ensure that you have sent a reminder for the relevant invoice.
We now select the invoice in question:
Then from the More menu we select the Uncollectible invoice option
You will now be asked for confirmation
Click OK
As you can see, the invoice has now been given the Uncollectible status
Now if we want to see which entries have been made, we select View journal entries from the More menu
As you can see, account 1300 - Debtors is credited with the invoice amount and account 4875 - Uncollectible accounts receivable is debited with the invoice amount.
Ultimately, you want to write off the uncollectible invoice over time, so that you can also reclaim the VAT. See: Writing off uncollectible invoices
Het kan voorkomen dat een klant niet in staat is een factuur te betalen, bijvoorbeeld omdat de onderneming failliet is gegaan. Je zult in deze situatie dan uiteindelijk met een oninbare factuur blijven zitten. Dit geeft enerzijds een verkeer beeld van de omzet en uiteindelijk resultaat van je onderneming, maar zeker ook voor wat betreft de af te dragen Btw.
Dit artikel beschrijft de wijze waarop je een factuur als 'oninbaar' kunt kenmerken.
Voorbereiding
Zorg voor de aanwezigheid van een grootboekrekening, waarop de oninbare factuur kan worden geboekt. In het volgende voorbeeld gaan we uit van een Nederlands rekeningstelsel en hebben we rekening 4875 - Oninbare vorderingen gecreëerd als Verlies & Winst rekening.
We moeten er nu voor zorgen dat het pakket weet dat deze rekening moet worden gebruikt bij het afhandelen van oninbare facturen. Hiervoor navigeren we naar menu Diverse - Bedrijfsvoorkeuren en selecteren we rekening 4875 - Oninbare vorderingen als Standaard rekening oninbare facturen.
Afhandelen oninbare factuur
De Belastingdienst schrijft voor dat je moet kunnen aantonen, dat je er alles aan hebt gedaan om het bedrag te innen (wil je uiteindelijk de Btw van de oninbare factuur kunnen terugvorderen). Je zult er daarom voor moeten zorgen dat je de betreffende factuur hebt aangemaand.
We selecteren nu de betreffende factuur:
Vervolgens selecteren we vanuit het Meer menu de optie Oninbare factuur
Je zult nu om een bevestiging worden gevraagd
Klik op OK
Zoals je kunt zien heeft de factuur nu de status Oninbaar gekregen
Als we nu willen zien welke boekingen er zijn aangemaakt, selecteren we vanuit het Meer menu Bekijk journaalposten
Zoals je ziet, is de rekening 1300 - Debiteuren gecrediteerd met het factuurbedrag en is rekening 4875 - Oninbare vorderingen gedebiteerd met het factuurbedrag.
Uiteindelijk wil je na verloop van tijd de oninbare factuur afschrijven, zodat je eveneens de Btw kunt terugvorderen. Zie hiervoor Afschrijven oninbare facturen