Het aanpassen van voorkeuren bij de werking van onder andere: Het vastleggen van codes, Het genereren van een contactnummer, Het genereren van een Factuur- en Offertenummer, De creatie en het boeken van Facturen, De verwerking van boekingen binnen het grootboek en de te gebruiken dagboeken.

Bij het openen van de pagina Bedrijfsvoorkeuren, worden alle beschikbare voorkeuren getoond:

• Contacten
• Factuur & Offerte nummering
• Facturering
• Dagboeken
• Grootboek
• Betalingsprovider

Selecteer de betreffende rubriek, of scroll de pagina naar beneden of boven om de gewenste voorkeuren te tonen.

Algemeen

Codes in HOOFDLETTERS

Op basis van deze voorkeur bent u in staat om af te dwingen dat, op het moment dat u bijvoorbeeld een product invoert, de naam of code van het product automatisch in hoofdletters wordt opgeslagen. Hiermee bent u bijvoorbeeld in staat om een zekere standaard notatiewijze af te dwingen. Alle namen / codes zullen dan nl uit hoofdletters bestaan. Staat deze voorkeur echter op ‘Nee’ dan bent u in staat om hoofdletters en kleine letters door elkaar heen te gebruiken op het moment dat u een naam of code voor bijvoorbeeld een nieuw product zou invoeren.

Beschrijvingen in HOOFDLETTERS

Op basis van deze voorkeur bent u in staat om af te dwingen dat, op het moment dat u bijvoorbeeld een product invoert, de omschrijving van het product automatisch in hoofdletters wordt opgeslagen. Hiermee bent u bijvoorbeeld in staat om een zekere standaard notatiewijze af te dwingen. Alle omschrijvingen zullen dan nl uit hoofdletters bestaan. Staat deze voorkeur echter op ‘Nee’ dan bent u in staat om hoofdletters en kleine letters door elkaar heen te gebruiken op het moment dat u een omschrijving voor bijvoorbeeld een nieuw product zou invoeren.

Contacten

Automatisch genereren contactnummer

Geef hier aan of bij het invoeren van een nieuw contact, automatisch het contactnummer moet worden gegenereerd.

Contactnummer voorvoegsel

Geef hier indien gewenst een 'Voorvoegsel', welke vooraf zal gaan aan het gegenereerde contactnummer

Opnemen jaar in contactnummer

Het opnemen van het jaar in het contactnummer resulteert in het beginnen van het gegenereerde contactnummer met de laatste 2 cijfers van het jaartal waarop het contact wordt gecreëerd.

Opnemen maand in contactnummer

Het opnemen van het maand in het contactnummer resulteert in het beginnen van het gegenereerde contactnummer met de numerieke presentatie van de maand waarin het contact wordt gecreëerd.

Contactnummer totale lengte (max 20)

Geef aan wat de totale lengte van het contactnummer moet zijn, inclusief het voorvoegsel en eventueel het jaartal en de maand hierin opgenomen. De totale lengte mag niet groter zijn dan 20 karakters.

Factuur & Offerte nummering

LET OP:

De hier opgegeven voorkeuren worden alleen toegepast op boekjaren waarin nog geen facturen of offertes aanwezig zijn, welke al een keer 'definitief' zijn gemaakt. Dit houdt dus in dat, zodra je een wijziging in deze voorkeuren aanbrengt halverwege een boekjaar, dit geen effect zal hebben op de factuur- of offertenummer bepaling. 

In de situatie dat je van plan bent om in een nieuw boekjaar facturen of offertes te creëren, zullen deze voorkeuren worden gehanteerd.

Handmatige invoer van factuur- en offertenummers?

Indien gewenst, kun je kiezen voor het zelf handmatig invoeren van een factuur- of offertenummer. Dit zou je wellicht willen doen, als je vanuit een vorig gebruikte boekhouding gebruik begint te maken van Yoursminc Online Boekhouden en je daar een specifieke nummering hebt gehanteerd welke je op deze wijze wilt blijven hanteren.

Uiteraard werkt het het meest comfortabel hier 'Nee' aan te geven, zodat de nummering automatisch wordt gegenereerd zodra je een factuur 'definitief' maakt.

Factuurnummer totale lengte (max 20)

Geef hier aan wat de lengte moet zijn van het gegenereerde factuurnummer. Dit is exclusief eventueel opgegeven Voorvoegsel en Achtervoegsel, dus puur het numerieke deel van het factuurnummer.

Factuurnummer inclusief jaar?

Indien je hier 'Ja' antwoord, zal het factuurnummer beginnen met de laatste 2 cijfers van het jaartal. Zo zou een eerst gegenereerd factuurnummer 210001 kunnen zijn.

Factuurnummer inclusief maand?

Indien je hier 'Ja' antwoord, zal het factuurnummer worden voorafgegaan met het maandnummer. Zo zou een eerst gegenereerd factuurnummer in de maand maart 030001 kunnen zijn, of indien samen met het jaartal 21030001

Factuurnummer voorvoegsel

Hier kun je een tekenreeks opgeven, waarmee je wilt dat het factuurnummer wordt voorafgegaan.

Factuurnummer achtervoegsel

Hier kun je een tekenreeks opgeven, waarmee je wilt dat het factuurnummer wordt afgesloten.

Factuurnummer reeks start

Met welk factuurnummer wil je beginnen?

Factuurnummer reeks eind

Met welke factuurnummer wil je eindigen?

Offertenummer totale lengte (max 20)

Geef hier aan wat de lengte moet zijn van het gegenereerde offertenummer. Dit is exclusief eventueel opgegeven Voorvoegsel en Achtervoegsel, dus puur het numerieke deel van het offertenummer.

Offertenummer inclusief jaar?

Indien je hier 'Ja' antwoord, zal het offertenummer beginnen met de laatste 2 cijfers van het jaartal. Zo zou een eerst gegenereerd offertenummer 210001 kunnen zijn.

Offertenummer inclusief maand?

Indien je hier 'Ja' antwoord, zal het offertenummer worden voorafgegaan met het maandnummer. Zo zou een eerst gegenereerd offertenummer in de maand maart 030001 kunnen zijn, of indien samen met het jaartal 21030001

Offertenummer voorvoegsel

Hier kun je een tekenreeks opgeven, waarmee je wilt dat het offertenummer wordt voorafgegaan.

Offertenummer achtervoegsel

Hier kun je een tekenreeks opgeven, waarmee je wilt dat het offertenummer wordt afgesloten.

Offertenummer reeks start

Met welk offertenummer wil je beginnen?

Offertenummer reeks eind

Met welke offertenummer wil je eindigen?

Facturering

Standaard BTW code verkoop

De in meeste situaties (verkoop) gebruikte Btw-code. Deze Btw-code zal automatisch worden gekozen tijden de creatie van een factuurregel

Standaard BTW code inkoop

De in meeste situaties (inkoop) gebruikte Btw-code. Deze Btw-code zal automatisch worden gekozen tijden de creatie van een uitgaveregel

Standaard BTW te betalen

De te gebruiken grootboekrekening voor de boeking van 'Te betalen Btw'

Betaalwijze

De standaard te gebruiken betaalwijze bij de creatie van een factuur. Deze zal alleen worden gebruikt, indien er bij he betreffende contact (waaraan de factuur wordt verstuurd) geen betaalwijze is opgegeven.

Ontwerp Creditfacturen

Het te gebruiken factuurontwerp voor creditfacturen (verkoop). Dit ontwerp zal automatisch worden gebruikt op het moment dat een creditfactuur wordt gecreëerd.

Ga naar de pagina factuurontwerp voor het creëren van een specifiek ontwerp t.b.v. creditfacturen.

Ontwerp Contante betalingen

Het te gebruiken factuurontwerp voor contante betalingen (verkoop). Dit ontwerp zal automatisch worden gebruikt op het moment dat voor betaalwijze 'contante betaling' is gekozen.

Ga naar de pagina factuurontwerp voor het creëren van een specifiek ontwerp t.b.v. contante betalingen.

Ontwerp verlegde BTW

Het te gebruiken factuurontwerp voor situaties, waarbij sprake is van 'verlegde Btw'. Dit ontwerp zal automatisch worden gebruikt op het moment dat voor verlegde Btw is gekozen.

Ga naar de pagina factuurontwerp voor het creëren van een specifiek ontwerp t.b.v. verlegde Btw.

Ontwerp elektronisch te betalen

Het te gebruiken factuurontwerp voor situaties, waarbij de betaling van de factuur kan worden gedaan via een binnen de factuur opgenomen 'betaallink' naar een zgn 'Payment provider' zoals bijvoorbeeld Mollie (c) - www.mollie.com

Ga naar de pagina factuurontwerp voor het creëren van een specifiek ontwerp t.b.v. elektronische betalingen.

Ontwerp verlegde BTW-facturen - Elektronische betalingen

Het te gebruiken factuurontwerp voor situaties, waarbij de betaling van de factuur kan worden gedaan via een binnen de factuur opgenomen 'betaallink' naar een zgn 'Payment provider' zoals bijvoorbeeld Mollie (c) - www.mollie.com en er tevens sprake is van 'verlegde Btw'.

Ga naar de pagina factuurontwerp voor het creëren van een specifiek ontwerp t.b.v. elektronische betalingen in de situatie van verlegde Btw.

Verstuur gegenereerde facturen automatisch

Facturen welke zijn gegenereerd in het kader van de verrekening van een abonnement, of als resultaat van een 'terugkerende factuur' en de status 'definitief' hebben, worden automatisch verstuurd aan de klant (contact).

Voorwaarde is dat een geldig email-adres bij het betreffende contact is vastgelegd.

Vanaf datum voor het versturen van gegenereerde facturen

In het geval je hebt gekozen voor de optie 'Verstuur gegenereerde facturen automatisch', zal dit alleen betrekking hebben op facturen welke vanaf de hier opgegeven datum zijn gegenereerd. Hiermee voorkom je dat eerder gegenereerde facturen, welke je wellicht al hebt opgestuurd, nogmaals worden verzonden.

Verstuur handmatig gecreëerde facturen automatisch

Facturen welke handmatig zijn gecreëerd en de status 'definitief' hebben, worden automatisch verstuurd aan de klant (contact).

Voorwaarde is dat een geldig email-adres bij het betreffende contact is vastgelegd.

Vanaf datum voor het versturen van handmatig gecreëerde facturen

In het geval je hebt gekozen voor de optie 'Verstuur handmatig gecreëerde facturen automatisch', zal dit alleen betrekking hebben op facturen welke vanaf de hier opgegeven datum zijn gegenereerd. Hiermee voorkom je dat eerder gecreëerde facturen, welke je wellicht al hebt opgestuurd, nogmaals worden verzonden.

Gebruik automatische reconciliatie

Bij het gebruik van automatische reconciliatie, zal na het inlezen van een bankafschrift geprobeerd worden om betalingen/ontvangsten automatisch toe te wijzen aan een uitgave (inkoop)/factuur (verkoop). 

Gebruik het kasstelsel

Bij gebruik van het kasstelsel, zal de opname binnen de Btw-aangifte pas plaatsvinden op het moment dat een factuur als 'betaald' is geregistreerd. Raadpleeg de website van de Belastingdienst om te zien of je daarvoor in aanmerking komt. In overige situaties (dus als je hier 'Nee' hebt aangegeven) geldt het factuurstelsel, waarbij een factuur direct na creatie (met status 'definitief') binnen in de Btw-aangifte wordt opgenomen.

Zet de prijs wanneer een product wordt geselecteerd

Indien je bij de creatie van een factuur gebruik maakt van producten/diensten welke je via de pagina producten hebt vastgelegd, kun je ervoor kiezen om de prijs welke je daarbij hebt vastgelegd, over te nemen binnen de factuurregel. Maak je hier geen gebruik van, dan wordt wel de product/dienst code en omschrijving in de factuurregel gekopieerd, echter niet de prijs.

Genereer een UBL bestand

Indien je hiervoor kiest, zal automatisch op het moment dat een factuur 'definitief' wordt gemaakt een e-Factuur worden gecreëerd en als bijlage aan de factuur worden toegevoegd. Deze bijlage wordt automatisch mee verstuurd op het moment dat je de factuur verstuurd.

Dagboeken

Verkoop dagboek

Het dagboek welke automatisch zal worden gebruikt bij de creatie van een factuur

Je kunt tijdens de creatie van een factuur altijd kiezen voor een ander dagboek, indien gewenst

Inkoop dagboek

Het dagboek welke automatisch zal worden gebruikt bij het invoeren van een uitgave (inkoopfactuur)

Je kunt tijdens het invoeren van een uitgave altijd kiezen voor een ander dagboek, indien gewenst

Bank dagboek

Het dagboek welke automatisch zal worden gebruikt bij het invoeren / inlezen van bankafschriften

Je kunt tijdens het invoeren van een bankafschrift altijd kiezen voor een ander dagboek, indien gewenst

Kas dagboek

Het dagboek welke automatisch zal worden gebruikt bij het invoeren van een kasafschrift

Je kunt tijdens het invoeren van een kasafschrift altijd kiezen voor een ander dagboek, indien gewenst

Memoriaal dagboek

Het dagboek welke automatisch zal worden gebruikt tijdens de creatie van een memoriaalboeking

Je kunt tijdens de creatie van een memoriaalboeking altijd kiezen voor een andere dagboek, indien gewenst

Grootboek

Debiteurenrekening

De grootboekrekening waarop de boeking 'Aan debiteuren' zal worden gedaan, bijvoorbeeld tijdens de creatie van een factuur

Crediteurenrekening

De grootboekrekening waarop de boeking 'Aan crediteuren' zal worden gedaan, bijvoorbeeld tijdens het invoeren van een uitgave

Omzetrekening

De grootboekrekening waarop de 'omzet' zal worden geboekt, bijvoorbeeld tijdens de creatie van een factuur

Betaalverschillen rekening

De grootboekrekening waarop een betaalverschil zal worden geboekt, bijvoorbeeld tijdens het verwerken van een bankafschrift.

Tegenrekening beginbalans

De grootboekrekening welke moet worden gebruikt bij het boeken van de beginbalans

Kostenrekening

De grootboekrekening waarop de 'kosten' zullen worden geboekt, bijvoorbeeld tijdens het invoeren van een uitgave.

Standaard rekening Bank boekingen

De grootboekrekening waarop betalingen en/of ontvangsten op de bank zullen worden geboekt, bijvoorbeeld tijdens het invoeren en verwerken van bankafschriften.

Standaard rekening Kas boekingen

De grootboekrekening waarop betalingen en/of ontvangsten in kas zullen worden geboekt, bijvoorbeeld tijdens het invoeren en verwerken van kasafschriften.

Standaard rekening Automatische incasso boekingen

De grootboekrekening waarop automatisch geïncasseerde ontvangen worden geboekt.

Standaard tussenrekening vraagposten

De grootboekrekening waarop nader uit te zoeken boekingen moeten worden geboekt.

Standaard rekening PSP boekingen

De grootboekrekening waarop ontvangsten/betalingen via een Payment Service Provider moeten worden geboekt.

Standaard rekening oninbare facturen

De grootboekrekening welke moet worden gebruikt bij het boeken van een als 'oninbare' factuur.

Selecteer de factuur en kies vanuit het 'Meer' menu de optie 'Oninbaar'

Standaard rekening BTW terug te vragen

De grootboekrekening waarop 'terug te vorderen Btw' moet worden geboekt, bijvoorbeeld bij de invoer van een uitgave.

Standaard tegenrekening oninbare debiteuren

De grootboekrekening welke wordt gebruikt op het moment dat een 'oninbare' factuur als 'afgeschreven' wordt gekenmerkt.

Selecteer de oninbare factuur en kies vanuit het 'Meer' menu de optie 'Oninbaar afgeschreven'

Standaard rekening onverdeeld resultaat

De grootboekrekening welke wordt gebruikt voor het boeken van het resultaat, tijdens de definitieve afsluiting van een boekjaar.

Betalingskorting Crediteuren

De grootboekrekening welke wordt gebruikt t.b.v. de verwerking van betalingskorting tijdens het vastleggen van een uitgave (inkoopfactuur)

Dit betreft dus de korting welke je van een leverancier krijgt als je bijvoorbeeld binnen een bepaalde periode de uitgave betaald.

Betalingskorting Debiteuren

De grootboekrekening welke wordt gebruikt t.b.v. de verwerking van betalingskorting tijdens de creatie van een factuur

Dit betreft dus de korting welke je aan je klant aanbiedt, indien deze binnen een bepaalde periode je factuur betaald.

Standaard rekening koersverschillen

De grootboekrekening welke wordt gebruikt op het moment dat een koersverschil wordt vastgesteld.

Deze situatie kan bijvoorbeeld voorkomen tijdens het boeken van een transactie, waarbij verschillende valuta worden gebruikt met verschillende boekingsdatum waarbij een afwijkende koers ten opzicht van de bedrijfsvaluta geldt.

Betalingsprovider

Tekst voor de factuur 'payment link'

Bij het gebruik van de betaalwijze 'Payment Service Provider', de tekst welke in de factuur zal worden opgenomen als 'betaallink'

Related articles