Het boeken van auto leasing

Leasen is een bijzondere manier van geld lenen. Er bestaan twee manieren van leasen:
- Financial lease
- Operational lease

Financial lease
Bij financial lease financiert u de aanschaf van een product door middel van een leaseconstructie. Tot aan het einde van de looptijd is het product eigendom van de leasemaatschappij en na afloop van de leasetermijn kunt u het product vaak tegen een verhoudingsgewijs laag bedrag overnemen. Deze constructie lijkt op een banklening maar het verschil zit hem in het eigendomsrecht. 

Voor de financiering berekent de leasemaatschappij een vergoeding die u moet boeken als financieringskosten. Omdat omzetbelasting voor de meeste ondernemers aftrekbaar is, houden leasemaatschappijen de BTW vaak buiten beschouwing bij een leaseconstructie. Het bedrag aan omzetbelasting dat u moet afdragen moet u dan uit eigen middelen financieren. U kunt daarom het beste aan het einde van een belastingtijdvak investeren in een leasecontract. U krijgt dan de omzetbelasting sneller terug van de belastingdienst en hoeft dan minder lang voor te schieten. 

Bij financial lease komt het risico voor rekening van de gebruiker van het product (de lessee), die tevens verantwoordelijk is voor de onderhoudskosten. 

Het aangaan van het leasecontract kan op twee manieren in de boekhouding verwerkt worden:

- U kunt het totaalbedrag van de leasetermijnen inclusief de financieringskosten als een schuld boeken 

- U boekt de schuld zonder de kosten. 

In beide gevallen moet u de financieringskosten in de resultatenrekening boeken op het moment dat u de termijn betaalt. De kosten spreidt u uit over de looptijd van het leasecontract. 
Wanneer u de kosten van de leasetermijnen inclusief de financieringskosten boekt,  dan moet u het totaal van de kosten ook als vordering op de balans opnemen en niet geheel ten laste brengen van de resultatenrekening. 

Voorbeeld:
Een ondernemer gaat een financial leasecontract aan voor de aanschaf van een auto van € 40.000 inclusief € 2500 omzetbelasting. De omzetbelasting wordt niet meegefinancierd. Het contract loopt in 48 maandelijkse termijnen van € 850.-. Na afloop van het leasecontract kan de ondernemer de auto overnemen voor € 500 exclusief BTW. 

De totale leaseprijs = 48 x € 850 = € 40.800. Hiermee financieert de ondernemer een bedrag van € 40.000 minus € 2500 = € 37.500.  De financieringskosten zijn dan € 3.300. 

De aanschaf van de auto met een leasecontact  inclusief financieringskosten boekt de ondernemer als volgt in zijn boekhouding:

De financieringskosten per termijn zijn: € 3.300 / 48 = € 68.75
Bij de boeking van een betalingstermijn boekt u:

De kosten zijn nu in de resultatenrekening opgenomen. U moet ook nog de afschrijving van de auto in de administratie boeken. De afschrijving in 48 maanden tot nul is € 37.500 / 48 = € 781,25 per maand.

Bij beëindiging van het contract en overname van de auto boekt u:

Over het overnamebedrag van € 500 schrijft u niet meer af.  De leaseauto heeft geen waarde meer maar staat nog wel in uw administratie. Dit moet u nog boeken.

Als u de financieringskosten niet meeneemt in de leaseschuld bij aanschaf, dan verandert zowel de boeking bij aanschaf als bij de betaling van de termijnen. Bij aanschaf boekt u:

Bij de betaling van de maandelijkse leasetermijnen boekt u:

De rest van de boekingen blijven gelijk, dus ook die van de afschrijvingen. 

Operational lease
Operational lease is te vergelijken met huren. In het leasecontract wordt afgesproken wat het te betalen bedrag per periode is en wie de onderhoudskosten moet betalen. Dikwijls zijn de onderhoudskosten voor rekening van de leasemaatschappij (de lessor), die ook het risico loopt. 

Operational lease is bijvoorbeeld aantrekkelijk voor ondernemers die machines nodig hebben die snel verouderen. Het voordeel is dat bij beëindiging van het leasecontract de lessee niet met een product blijft zitten dat niet meer voldoet aan de huidige eisen en dat niet meer verkoopbaar is. 

Bij operational lease hoeft u in de administratie niet af te schrijven. De betaling van de leasetermijnen wordt als een uitgave onder aftrek van de BTW geboekt.

Voorbeeld
Een onderneming gaat een operational leasecontract aan voor de machine van € 3.570 inclusief 19% omzetbelasting. De leasetermijnen zijn belast met BTW en moet u daarom als uitgave uitspreiden over de looptijd. Voor elke betalingstermijn boekt u:

Als er bij auto's sprake is van een operational leasecontact zijn meestal de kosten voor wegenbelasting en verzekeringen in het leasecontract opgenomen. Kosten voor brandstof zijn meestal niet inclusief omdat de leasemaatschappij niet het risico van stijgende brandstofprijzen wil lopen. De meeste leasemaatschappijen bieden wel aan om brandstof in het leasecontract op te nemen maar brengen dan de totale brandstofkosten toch in rekening. De lessee betaalt dan een voorschotbedrag en afhankelijk van het werkelijke verbruik krijgt de lessee achteraf een afrekening.