Page History

The setup of invoice numbers within the package is linked to the setup of diaries. The way in which invoice numbers are handled is determined per diary.

To do this, we navigate via Miscellaneous – Financial – Diaries

We then select the diary for which we want to set up the numbering (this is always a diary of the 'Sales' type).

Within the Diary page we find 3 number series, namely for Journal Entries, Invoices and Quotations. If we now open the Invoice Number Series, we see the following:

The number series are determined for a Journal per Financial Year.

The following choices can now be made:

Handmatig

Indien je zelf een Factuurnummer wilt toekennen aan een Factuur, zet je deze op ‘Ja’. Op het moment dat je nu een nieuwe Factuur creëert, zul je op het moment dat je de status van de Factuur wijzigt naar ‘Definitief’ een Factuurnummer kunnen invoeren.

Kies je hier voor ‘Nee’ dan zal Yoursminc automatisch een Factuurnummer genereren aan de hand van de volgende opties.

Jaar voorvoegsel

Indien je hier kiest voor ‘Ja’ zal ieder gegenereerd Factuurnummer worden voorafgegaan door het jaartal. In het getoond voorbeeld betekent dit dat het eerste gegenereerde Factuurnummer zal zijn: 2021001. Het aantal nullen aan de linkerzijde wordt bepaald door ‘Maximale lengte’, in dit voorbeeld 3.

Maand voorvoegsel

Indien je hier kiest voor ‘Ja’ zal bij ieder gegenereerd Factuurnummer het maandnummer worden opgenomen. Het aantal nullen aan de linkerzijde wordt bepaald door ‘Maximale lengte’, in dit voorbeeld 3.

Start

Het begin van de nummerreeks.

Einde

Het einde van de nummerreeks.

Voorvoegsel

Indien je wilt dat ieder Factuurnummer wordt voorafgegaan door één of meerdere letters, dan kun je deze hier vastleggen. Wil je bijvoorbeeld dat ieder gegenereerde Factuurnummer begint met de letter ‘F’ dan voer je deze hier in. Zie ook het voorbeeld.

Achtervoegsel

Indien je wilt dat ieder Factuurnummer wordt afgesloten door één of meerdere letters, dan kun je deze hier vastleggen.

Maximale lengte

Manually

If you want to assign an Invoice Number to an Invoice yourself, set this to 'Yes'. When you create a new Invoice, you will be able to enter an Invoice Number when you change the status of the Invoice to 'Final'.

If you choose 'No' here, Yoursminc will automatically generate an Invoice Number based on the following options.

Year prefix

If you choose 'Yes' here, each generated Invoice number will be preceded by the year. In the example shown, this means that the first generated Invoice Number will be: 2021001. The number of zeros on the left is determined by 'Maximum length', in this example 3.

Month prefix

If you choose 'Yes' here, the month number will be included with each generated Invoice number. The number of zeros on the left is determined by 'Maximum length', in this example 3.

Start

The beginning of the number sequence.

End

The end of the number sequence.

Prefix

If you want each invoice number to be preceded by one or more letters, you can specify this here. For example, if you want every generated Invoice Number to start with the letter 'F', enter it here. See also the example.

Suffix

If you want each invoice number to end with one or more letters, you can specify this here.

Maximum length

If you have chosen to have invoice numbers automatically generated (Manual – 'No'), a number will be generated between 'Start' and 'End', whereby the generated number on the left side will be supplemented with zeros '0 ' to the 'Maximum length'. In our example this is set to 3, which results in generated numbers as Indien je hebt gekozen voor het automatisch laten genereren van Factuurnummers (Handmatig – ‘Nee’), dan wordt een nummer gegenereerd wat ligt tussen ‘Start’ en ‘Einde’, waarbij het gegenereerde nummer aan de linker zijde zal worden aangevuld met nullen ‘0’ tot de ‘Maximale lengte’. In ons voorbeeld staat deze op 3, hetgeen resulteert in gegenereerde nummers als in: 001, 002, 003 etc.

Niet te wijzigen zijn de veldenThe fields cannot be changed:

Laatste

Toont de laatste gegenereerde waarde

Laatst nr gegenereerd

Last

Shows the last generated value

Last no generated

Shows the last issued Invoice NumberToont het laatst uitgegeven Factuurnummer

Related articles