The setup of invoice numbers within the package is linked to the setup of diaries. The way in which invoice numbers are handled is determined per diary.
To do this, we navigate via Miscellaneous – Financial – Diaries
We then select the diary for which we want to set up the numbering (this is always a diary of the 'Sales' type).
Within the Diary page we find 3 number series, namely for Journal Entries, Invoices and Quotations. If we now open the Invoice Number Series, we see the following:
The number series are determined for a Journal per Financial Year.
The following choices can now be made:
Manually
If you want to assign an Invoice Number to an Invoice yourself, set this to 'Yes'. When you create a new Invoice, you will be able to enter an Invoice Number when you change the status of the Invoice to 'Final'.
If you choose 'No' here, Yoursminc will automatically generate an Invoice Number based on the following options.
Year prefix
If you choose 'Yes' here, each generated Invoice number will be preceded by the year. In the example shown, this means that the first generated Invoice Number will be: 2021001. The number of zeros on the left is determined by 'Maximum length', in this example 3.
Month prefix
Setting of this attribute is not supported anymore.
Start
The beginning of the number sequence.
End
The end of the number sequence.
Prefix
If you want each invoice number to be preceded by one or more letters, you can specify this here. For example, if you want every generated Invoice Number to start with the letter 'F', enter it here. See also the example.
Suffix
If you want each invoice number to end with one or more letters, you can specify this here.
Maximum length
If you have chosen to have invoice numbers automatically generated (Manual – 'No'), a number will be generated between 'Start' and 'End', whereby the generated number on the left side will be supplemented with zeros '0 ' to the 'Maximum length'. In our example this is set to 3, which results in generated numbers as
Het pakket ondersteunt de automatische generatie van een factuurnummer.
De inrichting van factuurnummers binnen het pakket is gekoppeld aan de inrichting van Dagboeken. De wijze waarop wordt omgegaan met factuurnummers wordt nl bepaald per dagboek.
Hiervoor navigeren we via Diverse – Financieel – Dagboeken
Vervolgens selecteren we hier het dagboek waarvoor we de nummering willen inrichten (dit is altijd een dagboek van het type ‘Verkoop’).
We vinden binnen de Dagboek pagina een 3-tal nummerreeksen nl voor Journaalposten, Facturen en Offertes. Openen we nu de Nummerreeksen facturen dan zien we het volgende:
De nummerreeksen worden voor een Dagboek bepaald per Boekjaar.
De volgende keuzes kunnen nu worden gemaakt:
Handmatig
Indien je zelf een Factuurnummer wilt toekennen aan een Factuur, zet je deze op ‘Ja’. Op het moment dat je nu een nieuwe Factuur creëert, zul je op het moment dat je de status van de Factuur wijzigt naar ‘Definitief’ een Factuurnummer kunnen invoeren.
Kies je hier voor ‘Nee’ dan zal Yoursminc automatisch een Factuurnummer genereren aan de hand van de volgende opties.
Jaar voorvoegsel
Indien je hier kiest voor ‘Ja’ zal ieder gegenereerd Factuurnummer worden voorafgegaan door het jaartal. In het getoond voorbeeld betekent dit dat het eerste gegenereerde Factuurnummer zal zijn: 2021001. Het aantal nullen aan de linkerzijde wordt bepaald door ‘Maximale lengte’, in dit voorbeeld 3.
Maand voorvoegsel
Indien je hier kiest voor ‘Ja’ zal bij ieder gegenereerd Factuurnummer het maandnummer worden opgenomen. Het aantal nullen aan de linkerzijde wordt bepaald door ‘Maximale lengte’, in dit voorbeeld 3.
Start
Het begin van de nummerreeks.
Einde
Het einde van de nummerreeks.
Voorvoegsel
Indien je wilt dat ieder Factuurnummer wordt voorafgegaan door één of meerdere letters, dan kun je deze hier vastleggen. Wil je bijvoorbeeld dat ieder gegenereerde Factuurnummer begint met de letter ‘F’ dan voer je deze hier in. Zie ook het voorbeeld.
Achtervoegsel
Indien je wilt dat ieder Factuurnummer wordt afgesloten door één of meerdere letters, dan kun je deze hier vastleggen.
Maximale lengte
Indien je hebt gekozen voor het automatisch laten genereren van Factuurnummers (Handmatig – ‘Nee’), dan wordt een nummer gegenereerd wat ligt tussen ‘Start’ en ‘Einde’, waarbij het gegenereerde nummer aan de linker zijde zal worden aangevuld met nullen ‘0’ tot de ‘Maximale lengte’. In ons voorbeeld staat deze op 3, hetgeen resulteert in gegenereerde nummers als in: 001, 002, 003 etc.
Niet te wijzigen zijn de veldenThe fields cannot be changed:
Laatste
Toont de laatste gegenereerde waarde
Laatst nr gegenereerd
Last
Shows the last generated value
Last no generated
Shows the last issued Invoice NumberToont het laatst uitgegeven Factuurnummer
| Info |
|---|
Related articles
| Content by Label | ||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
| Page properties | ||
|---|---|---|
| ||
|