Importing your contacts

When you just start using the application, after you have done the initial setup of your administration, you will probably start entering all your Contacts. This simply concerns all companies or people with whom you do business, so customers, suppliers, etc.

Now you can of course choose to enter these manually one by one, but if you have many Contacts to enter, this can be very time-consuming.

Yoursminc allows you to enter large amounts of Contacts at once by using the 'Import Contacts' function. To do this, select Contacts - Contacts - Import Contacts from the menu

This function assumes that you have prepared a so-called 'Comma separated' file (also called CSV) containing all your Contact details. You can create a CSV in various ways, for example by using a spreadsheet program such as 'Microsoft Excel', but you can also do this from Google Apps.

If we were to look at such a CSV file, you might see the following, for example:

COMPANY, CONTACT, ADDRESS, CITY, ZIP, COUNTRY, EMAIL,PHONE
Tak van Gils Bandenservice,Ton van Gils,Rederijweg 59,Oosterhout,4906 CX,NL,tak@tvangilsbanden.nl,0162-470133
Tak van Gils Bandenservice,Simon van der Laan,Rederijweg 59,Oosterhout,4906 CX,NL,info@tvangilsbanden.nl,0162-470133
All About Wine,,Koopvaardijweg 13,Oosterhout,4906 CV ,NL,info@allaboutwine.nl,0162-461002
DX Packaging,Adrie van der Voort,Distributieweg 44,Oosterhout,4906 AD,NL,sales@dxpackaging.com,0162-441133

If you were to import this file into MS Excel you would see the following:

Csv files zijn overigens ook te genereren uit bijvoorbeeld Google Contacts of MS Outlook.

Als we de functie ‘Importeren Contacten’ opstarten zien we de volgende pagina:

In deze pagina kun je het csv bestand waarin je de Contacten hebt opgeslagen, kiezen.

Druk nu op

De volgende pagina toont nu alle gegevens welke in de csv file staan. Je ziet dat deze nu netjes in kolommen worden getoond. Iedere kolom heeft een naam (BEDRIJF, CONTACTPERSOON, STRAAT, STAD, POSTCODE….) deze kolomnamen zijn uit je csv file overgenomen.

Je zult nu in de pagina deze kolommen moeten ‘associëren’ met de kolommen zoals Yoursminc deze herkent. Doe dit als volgt:

Op de regel ‘Column Mapping’ selecteer je nu de overeenkomstige kolomnaam zoals deze bij Yoursminc bekend is. In het getoond voorbeeld kiezen we dus voor de eerste kolom ‘BEDRIJFSNAAM OF ACHTERNAAM’.

Doe dit nu voor alle kolommen in de pagina.

Zoals je kunt zien zijn nu alle kolommen netjes geassocieerd.

Je kunt nu op de knop drukken.

De nu getoonde pagina toont het resultaat van de kolom associatie. Je kunt nu nog controleren of alles klopt alvorens op de knop te drukken.

Het resultaat van de import actie wordt nu getoond. In dit voorbeeld zijn er 9 Contact Personen en 14 Contacten gecreëerd. Klaarblijkelijk is er een Contact om bepaalde reden overgeslagen, daarover later meer.

Druk nu vervolgens op

Als je nu vervolgens naar het Contacten overzicht gaat, zul je zien dat alle Contacten uit je csv file zijn toegevoegd!

Specificatie van het te gebruiken bestand:

Related articles

• Page:
  Invoeren en wijzigen van contacten
• Page:
  Inlezen van je contacten