Het aanpassen van voorkeuren bij de werking van onder andere: Het vastleggen van codes, Het genereren van een contactnummer, De creatie en het boeken van Facturen, De verwerking van boekingen binnen het grootboek en de te gebruiken dagboeken.
Bij het openen van de pagina Bedrijfsvoorkeuren, worden alle beschikbare voorkeuren getoond:
- Contacten
- Facturering
- Dagboek voorkeuren
- Grootboek voorkeuren
- Betalingsprovider
Selecteer de betreffende rubriek, of scroll de pagina naar beneden of boven om de gewenste voorkeuren te tonen.
Algemeen
Codes in HOOFDLETTERS
Op basis van deze voorkeur bent u in staat om af te dwingen dat, op het moment dat u bijvoorbeeld een product invoert, de naam of code van het product automatisch in hoofdletters wordt opgeslagen. Hiermee bent u bijvoorbeeld in staat om een zekere standaard notatiewijze af te dwingen. Alle namen / codes zullen dan nl uit hoofdletters bestaan. Staat deze voorkeur echter op ‘Nee’ dan bent u in staat om hoofdletters en kleine letters door elkaar heen te gebruiken op het moment dat u een naam of code voor bijvoorbeeld een nieuw product zou invoeren.
Beschrijvingen in HOOFDLETTERS
Op basis van deze voorkeur bent u in staat om af te dwingen dat, op het moment dat u bijvoorbeeld een product invoert, de omschrijving van het product automatisch in hoofdletters wordt opgeslagen. Hiermee bent u bijvoorbeeld in staat om een zekere standaard notatiewijze af te dwingen. Alle omschrijvingen zullen dan nl uit hoofdletters bestaan. Staat deze voorkeur echter op ‘Nee’ dan bent u in staat om hoofdletters en kleine letters door elkaar heen te gebruiken op het moment dat u een omschrijving voor bijvoorbeeld een nieuw product zou invoeren.
Contacten
Automatisch genereren contactnummer
Geef hier aan of bij het invoeren van een nieuw contact, automatisch het contactnummer moet worden gegenereerd.
Contactnummer voorvoegsel
Geef hier indien gewenst een 'Voorvoegsel', welke vooraf zal gaan aan het gegenereerde contactnummer
Opnemen jaar in contactnummer
Het opnemen van het jaar in het contactnummer resulteert in het beginnen van het gegenereerde contactnummer met de laatste 2 cijfers van het jaartal waarop het contact wordt gecreëerd.
Opnemen maand in contactnummer
Het opnemen van het maand in het contactnummer resulteert in het beginnen van het gegenereerde contactnummer met de numerieke presentatie van de maand waarin het contact wordt gecreëerd.
Contactnummer totale lengte (max 20)
Geef aan wat de totale lengte van het contactnummer moet zijn, inclusief het voorvoegsel en eventueel het jaartal en de maand hierin opgenomen. De totale lengte mag niet groter zijn dan 20 karakters.
Facturering
Standaard BTW code verkoop
De in meeste situaties (verkoop) gebruikte Btw-code. Deze Btw-code zal automatisch worden gekozen tijden de creatie van een factuurregel
Standaard BTW code inkoop
De in meeste situaties (inkoop) gebruikte Btw-code. Deze Btw-code zal automatisch worden gekozen tijden de creatie van een uitgaveregel
Standaard BTW te betalen
De te gebruiken grootboekrekening voor de boeking van 'Te betalen Btw'
Betaalwijze
De standaard te gebruiken betaalwijze bij de creatie van een factuur. Deze zal alleen worden gebruikt, indien er bij he betreffende contact (waaraan de factuur wordt verstuurd) geen betaalwijze is opgegeven.
Ontwerp Creditfacturen
Het te gebruiken factuurontwerp voor creditfacturen (verkoop). Dit ontwerp zal automatisch worden gebruikt op het moment dat een creditfactuur wordt gecreëerd.
Ga naar de pagina factuurontwerp voor het creëren van een specifiek ontwerp t.b.v. creditfacturen.
Ontwerp Contante betalingen
Het te gebruiken factuurontwerp voor contante betalingen (verkoop). Dit ontwerp zal automatisch worden gebruikt op het moment dat voor betaalwijze 'contante betaling' is gekozen.
Ga naar de pagina factuurontwerp voor het creëren van een specifiek ontwerp t.b.v. contante betalingen.
Ontwerp verlegde BTW
Het te gebruiken factuurontwerp voor situaties, waarbij sprake is van 'verlegde Btw'. Dit ontwerp zal automatisch worden gebruikt op het moment dat voor verlegde Btw is gekozen.
Ga naar de pagina factuurontwerp voor het creëren van een specifiek ontwerp t.b.v. verlegde Btw.
Ontwerp elektronisch te betalen
Het te gebruiken factuurontwerp voor situaties, waarbij de betaling van de factuur kan worden gedaan via een binnen de factuur opgenomen 'betaallink' naar een zgn 'Payment provider' zoals bijvoorbeeld Mollie (c) - www.mollie.com
Ga naar de pagina factuurontwerp voor het creëren van een specifiek ontwerp t.b.v. elektronische betalingen.
Ontwerp verlegde BTW-facturen - Elektronische betalingen
Het te gebruiken factuurontwerp voor situaties, waarbij de betaling van de factuur kan worden gedaan via een binnen de factuur opgenomen 'betaallink' naar een zgn 'Payment provider' zoals bijvoorbeeld Mollie (c) - www.mollie.com en er tevens sprake is van 'verlegde Btw'.
Ga naar de pagina factuurontwerp voor het creëren van een specifiek ontwerp t.b.v. elektronische betalingen in de situatie van verlegde Btw.
Verstuur gegenereerde facturen automatisch
Facturen welke zijn gegenereerd in het kader van de verrekening van een abonnement, of als resultaat van een 'terugkerende factuur' en de status 'definitief' hebben, worden automatisch verstuurd aan de klant (contact).
Voorwaarde is dat een geldig email-adres bij het betreffende contact is vastgelegd.
Vanaf datum voor het versturen van gegenereerde facturen
In het geval je hebt gekozen voor de optie 'Verstuur gegenereerde facturen automatisch', zal dit alleen betrekking hebben op facturen welke vanaf de hier opgegeven datum zijn gegenereerd. Hiermee voorkom je dat eerder gegenereerde facturen, welke je wellicht al hebt opgestuurd, nogmaals worden verzonden.
Verstuur handmatig gecreëerde facturen automatisch
Facturen welke handmatig zijn gecreëerd en de status 'definitief' hebben, worden automatisch verstuurd aan de klant (contact).
Voorwaarde is dat een geldig email-adres bij het betreffende contact is vastgelegd.
Vanaf datum voor het versturen van handmatig gecreëerde facturen
In het geval je hebt gekozen voor de optie 'Verstuur handmatig gecreëerde facturen automatisch', zal dit alleen betrekking hebben op facturen welke vanaf de hier opgegeven datum zijn gegenereerd. Hiermee voorkom je dat eerder gecreëerde facturen, welke je wellicht al hebt opgestuurd, nogmaals worden verzonden.
Gebruik automatische reconciliatie
Bij het gebruik van automatische reconciliatie, zal na het inlezen van een bankafschrift geprobeerd worden om betalingen/ontvangsten automatisch toe te wijzen aan een uitgave (inkoop)/factuur (verkoop).
Gebruik het kasstelsel
Bij gebruik van het kasstelsel, zal de opname binnen de Btw-aangifte pas plaatsvinden op het moment dat een factuur als 'betaald' is geregistreerd. Raadpleeg de website van de Belastingdienst om te zien of je daarvoor in aanmerking komt. In overige situaties (dus als je hier 'Nee' hebt aangegeven) geldt het factuurstelsel, waarbij een factuur direct na creatie (met status 'definitief') binnen in de Btw-aangifte wordt opgenomen.
Zet de prijs wanneer een product wordt geselecteerd
Indien je bij de creatie van een factuur gebruik maakt van producten/diensten welke je via de pagina producten hebt vastgelegd, kun je ervoor kiezen om de prijs welke je daarbij hebt vastgelegd, over te nemen binnen de factuurregel. Maak je hier geen gebruik van, dan wordt wel de product/dienst code en omschrijving in de factuurregel gekopieerd, echter niet de prijs.
Genereer een UBL bestand
Indien je hiervoor kiest, zal automatisch op het moment dat een factuur 'definitief' wordt gemaakt een e-Factuur worden gecreëerd en als bijlage aan de factuur worden toegevoegd. Deze bijlage wordt automatisch mee verstuurd op het moment dat je de factuur verstuurd.
Dagboek voorkeuren
Verkoop dagboek
Het dagboek welke automatisch zal worden gebruikt bij de creatie van een factuur
Je kunt tijdens de creatie van een factuur altijd kiezen voor een ander dagboek, indien gewenst
Inkoop dagboek
Het dagboek welke automatisch zal worden gebruikt bij het invoeren van een uitgave (inkoopfactuur)
Je kunt tijdens het invoeren van een uitgave altijd kiezen voor een ander dagboek, indien gewenst
Bank dagboek
Het dagboek welke automatisch zal worden gebruikt bij het invoeren / inlezen van bankafschriften
Je kunt tijdens het invoeren van een bankafschrift altijd kiezen voor een ander dagboek, indien gewenst
Kas dagboek
Het dagboek welke automatisch zal worden gebruikt bij het invoeren van een kasafschrift
Je kunt tijdens het invoeren van een kasafschrift altijd kiezen voor een ander dagboek, indien gewenst
Memoriaal dagboek
Het dagboek welke automatisch zal worden gebruikt tijdens de creatie van een memoriaalboeking
Je kunt tijdens de creatie van een memoriaalboeking altijd kiezen voor een andere dagboek, indien gewenst
Grootboek voorkeuren
Debiteuren rekening
De grootboekrekening waarop de boeking 'Aan debiteuren' zal worden gedaan, bijvoorbeeld tijdens de creatie van een factuur
Crediteuren rekening
De grootboekrekening waarop de boeking 'Aan crediteuren' zal worden gedaan, bijvoorbeeld tijdens het invoeren van een uitgave
Omzet rekening
De grootboekrekening waarop de 'omzet' zal worden geboekt, bijvoorbeeld tijdens de creatie van een factuur
Betaalverschillen rekening
De grootboekrekening waarop een betaalverschil zal worden geboekt, bijvoorbeeld tijdens het verwerken van een bankafschrift.
Tegenrekening beginbalans
De grootboekrekening welke moet worden gebruikt bij het boeken van de beginbalans
Kosten rekening
De grootboekrekening waarop de 'kosten' zullen worden geboekt, bijvoorbeeld tijdens het invoeren van een uitgave.
Standaard rekening Bank boekingen
De grootboekrekening waarop betalingen en/of ontvangsten op de bank zullen worden geboekt, bijvoorbeeld tijdens het invoeren en verwerken van bankafschriften.
Standaard rekening Kas boekingen
De grootboekrekening waarop betalingen en/of ontvangsten in kas zullen worden geboekt, bijvoorbeeld tijdens het invoeren en verwerken van kasafschriften.
Standaard rekening Automatische incasso boekingen
De grootboekrekening waarop automatisch geïncasseerde ontvangen worden geboekt.
Standaard tussenrekening vraagposten
De grootboekrekening waarop nader uit te zoeken boekingen moeten worden geboekt.
Standaard rekening PSP boekingen
De grootboekrekening waarop ontvangsten/betalingen via een Payment Service Provider moeten worden geboekt.
Standaard rekening oninbare facturen
De grootboekrekening welke moet worden gebruikt bij het boeken van een als 'oninbare' factuur.
Selecteer de factuur en kies vanuit het 'Meer' menu de optie 'Oninbaar'
Standaard rekening BTW terug te vragen
De grootboekrekening waarop 'terug te vorderen Btw' moet worden geboekt, bijvoorbeeld bij de invoer van een uitgave.
Standaard tegenrekening oninbare debiteuren
De grootboekrekening welke wordt gebruikt op het moment dat een 'oninbare' factuur als 'afgeschreven' wordt gekenmerkt.
Selecteer de oninbare factuur en kies vanuit het 'Meer' menu de optie 'Oninbaar afgeschreven'
Standaard rekening onverdeeld resultaat
De grootboekrekening welke wordt gebruikt voor het boeken van het resultaat, tijdens de definitieve afsluiting van een boekjaar.
Betalingskorting Crediteuren
De grootboekrekening welke wordt gebruikt t.b.v. de verwerking van betalingskorting tijdens het vastleggen van een uitgave (inkoopfactuur)
Dit betreft dus de korting welke je van een leverancier krijgt als je bijvoorbeeld binnen een bepaalde periode de uitgave betaald.
Betalingskorting Debiteuren
De grootboekrekening welke wordt gebruikt t.b.v. de verwerking van betalingskorting tijdens de creatie van een factuur
Dit betreft dus de korting welke je aan je klant aanbiedt, indien deze binnen een bepaalde periode je factuur betaald.
Standaard rekening koersverschillen
De grootboekrekening welke wordt gebruikt op het moment dat een koersverschil wordt vastgesteld.
Deze situatie kan bijvoorbeeld voorkomen tijdens het boeken van een transactie, waarbij verschillende valuta worden gebruikt met verschillende boekingsdatum waarbij een afwijkende koers ten opzicht van de bedrijfsvaluta geldt.