Als onderdeel van een jaarafsluiting zul je willen controleren of de sub-administraties Verkoop en Inkoop aansluiten op het saldo in de Kolommenbalans. Je kunt dit doen door gebruik te maken van de rapportages Openstaande posten Debiteuren en Openstaande posten Crediteuren.
Het rapport Openstaande posten Debiteuren toont alle Facturen welke op de opgegeven Peildatum, nog een openstaand saldo hadden (oftewel nog niet volledig waren betaald). Het saldo van deze rapportage zou moeten aansluiten op het saldo van de rekening Debiteuren binnen de Kolommenbalans.
Nu kunnen er diverse redenen zijn, waarom deze niet op elkaar aansluiten, bijvoorbeeld:
- Er zijn binnen het bankboek ontvangsten geboekt, direct op rekening Debiteuren, zonder dat er een toewijzing is aan een Factuur.
- Er zijn handmatig boekingen gedaan (Memoriaalposten), direct op rekening Debiteuren, zonder dat er een toewijzing is aan een Factuur.
Kijken we naar het rapport Openstaande posten Crediteuren, dan kunnen met betrekking tot de rekening Crediteuren en Uitgaven, vergelijkbare situaties bestaan.
Tevens kan de situatie bestaan, waarbij Uitgaven zijn geboekt, zonder dat er een is toegewezen. In dit geval zullen de kosten worden geboekt op de standaard Kostenrekening, zoals vastgelegd binnen de Bedrijfsvoorkeuren.
Validaties binnen de module Afsluiten boekjaar
Ter ondersteuning van de controle op de aansluiting van de sub-administraties op de kolommenbalans, bevat de module Afsluiten boekjaar de volgende overzichten:
Validatie Verkoopadministratie
Deze Tab bevat de volgende overzichten:
- Banktransacties, welke direct zijn geboekt op de rekening Debiteuren, zonder toewijzing aan een factuur
- Memoriaalposten, welke direct zijn geboekt op de rekening Debiteuren, zonder toewijzing aan een factuur
Het hierboven getoonde voorbeeld, laat zien dat er binnen boekjaar 2022 een 2-tal banktransacties voorkomen, welke direct zijn geboekt op de rekening Debiteuren, zonder toewijzing aan een factuur.
We kunnen een banktransactie binnen dit overzicht direct openen, door de link op de Transactiedatum te klikken:
We zouden nu op de knop kunnen drukken om de betreffende banktransactie te openen en toe te wijzen aan een van de openstaande facturen. Hierna, zou de betreffende transactie niet meer voorkomen in het validatie-overzicht.
Validatie Inkoopadministratie
Deze Tab bevat de volgende overzichten:
- Banktransacties, welke direct zijn geboekt op de rekening Crediteuren, zonder toewijzing aan een uitgave
- Memoriaalposten, welke direct zijn geboekt op de rekening Crediteuren, zonder toewijzing aan een uitgave
Evenals in het eerder getoonde voorbeeld, kunnen we ook hier weer een van de Banktransacties openen om deze te corrigeren, door deze toe te wijzen aan een van de openstaande Uitgaven.
We zouden nu op de knop kunnen drukken om de betreffende banktransactie te openen en toe te wijzen aan een van de openstaande uitgaven. Hierna, zou de betreffende transactie niet meer voorkomen in het validatie-overzicht.
Validatie Wachtrekening
Deze tab toont het overzicht:
Banktransacties, welke op de Standaard rekening Vraagposten zijn geboekt (dit is veelal de rekening Vraagposten, of Wachtrekening).
We kunnen nu vanuit dit overzicht direct de betreffende banktransactie openen, door op de Transactiedatum link te klikken.
We zouden nu op de knop kunnen drukken om de betreffende banktransactie te openen en te corrigeren. In het getoonde voorbeeld, zou deze correctie er waarschijnlijk uit bestaan door een toewijzing aan een openstaande factuur. Hierna, zou de betreffende transactie niet meer voorkomen in het validatie-overzicht.
Validatie Uitgaven Kostencategorie
Deze tab toont het overzicht:
Uitgaven welke zonder Kostencategorie zijn geboekt. Hierbij bestaat de kans dat de kosten op een foutieve grootboekrekening terecht zijn gekomen.
Door op de Datum link te klikken, wordt automatisch de pagina Onderhouden Uitgaven geopend. Door in het veld Kostencategorie te dubbelklikken, wordt een lijst getoond met mogelijke Kostencategorieën. Door hier een Kostencategorie te selecteren en vervolgens op 
te drukken, worden de kosten aan de gekozen Kostencategorie toegewezen.
