When opening the Company Preferences page, all available preferences are shown:
- Contacts
- Invoice & Offer numbering
- Billing
- Diaries
- General ledger
- Payment provider
Select the relevant section, or scroll the page down or up to show the desired preferences.
Algemeen
Codes in CAPITAL LETTERS
Based on this preference, you are able to force that, for example, when you enter a product, the name or code of the product is automatically saved in capital letters. This allows you, for example, to enforce a certain standard notation. All names / codes will then consist of capital letters. However, if this preference is set to 'No', you will be able to use upper and lower case letters interchangeably when you enter a name or code for, for example, a new product.
Descriptions in CAPITAL LETTERS
Based on this preference, you are able to force that, for example, when you enter a product, the description of the product is automatically saved in capital letters. This allows you, for example, to enforce a certain standard notation. All descriptions will then consist of capital letters. However, if this preference is set to 'No', you are able to use upper and lower case letters interchangeably when you enter a description for, for example, a new product.
Contacts
Automatically create contact number
Indicate here whether the contact number should be automatically generated when entering a new contact.
Contact number prefix
If desired, enter a 'Prefix' here, which will precede the generated contact number
Include year in contact number
Including the year in the contact number results in starting the generated contact number with the last 2 digits of the year the contact is created.
Include month in contact number
Including the month in the contact number results in the generated contact number starting with the numeric presentation of the month in which the contact is created.
Contact number total length (max 20)
Indicate what the total length of the contact number should be, including the prefix and, if applicable, the year and month included. The total length may not exceed 20 characters.
Invoice and Offer numbering
NB:
The preferences specified here are only applied to financial years in which there are no invoices or offers, which have already been made 'final'. This means that as soon as you make a change to these preferences halfway through a financial year, this will have no effect on the invoice or quotation number determination.
In the situation where you plan to create invoices or offers in a new financial year, these preferences will be used.
Manual entry of invoice and offer numbers?
If desired, you can choose to manually enter an invoice or offer number yourself. You might want to do this if you start using Yoursminc Online Bookkeeping from a previously used accounting system and you have used a specific numbering there that you want to continue using in this way.
Naturally, it is most comfortable to indicate 'No' here, so that the numbering is automatically generated as soon as you make an invoice 'final'.
Invoice number total length (max 20)
Indicate here what the length of the generated invoice number should be. This excludes any Prefix and Suffix specified, so purely the numerical part of the invoice number.
Invoice number including year?
If you answer 'Yes' here, the invoice number will start with the last 2 digits of the year. For example, a first generated invoice number could be 210001.
Invoice number including month?
This option have been disabled
Invoice number prefix
Here you can enter a string with which you want the invoice number to be preceded.
Invoice number suffix
Here you can enter a string with which you want the invoice number to end.
Invoice number series starts
Which invoice number do you want to start with?
Invoice number series end
Which invoice number do you want to end up with?
Quotation number total length (max 20)
Indicate here what the length of the generated quotation number should be. This excludes any Prefix and Suffix specified, so purely the numerical part of the quotation number.
Quotation number including year?
If you answer 'Yes' here, the quotation number will start with the last 2 digits of the year. For example, a first generated quotation number could be 210001.
Quotation number including month?
This option have been disabled
Quotation number prefix
Here you can enter a string with which you want the quotation number to be preceded.
Quotation number suffix
Here you can enter a string with which you want the quotation number to end.
Quotation number series starts
Which quote number do you want to start with?
Quotation number series end
Which quotation number do you want to end up with?
Facturering
Standaard BTW code verkoop
De in meeste situaties (verkoop) gebruikte Btw-code. Deze Btw-code zal automatisch worden gekozen tijden de creatie van een factuurregel
Standaard BTW code inkoop
De in meeste situaties (inkoop) gebruikte Btw-code. Deze Btw-code zal automatisch worden gekozen tijden de creatie van een uitgaveregel
Standaard BTW te betalen
De te gebruiken grootboekrekening voor de boeking van 'Te betalen Btw'
Betaalwijze
De standaard te gebruiken betaalwijze bij de creatie van een factuur. Deze zal alleen worden gebruikt, indien er bij he betreffende contact (waaraan de factuur wordt verstuurd) geen betaalwijze is opgegeven.
Ontwerp Creditfacturen
Het te gebruiken factuurontwerp voor creditfacturen (verkoop). Dit ontwerp zal automatisch worden gebruikt op het moment dat een creditfactuur wordt gecreëerd.
Ga naar de pagina factuurontwerp voor het creëren van een specifiek ontwerp t.b.v. creditfacturen.
Ontwerp Contante betalingen
Het te gebruiken factuurontwerp voor contante betalingen (verkoop). Dit ontwerp zal automatisch worden gebruikt op het moment dat voor betaalwijze 'contante betaling' is gekozen.
Ga naar de pagina factuurontwerp voor het creëren van een specifiek ontwerp t.b.v. contante betalingen.
Ontwerp verlegde BTW
Het te gebruiken factuurontwerp voor situaties, waarbij sprake is van 'verlegde Btw'. Dit ontwerp zal automatisch worden gebruikt op het moment dat voor verlegde Btw is gekozen.
Ga naar de pagina factuurontwerp voor het creëren van een specifiek ontwerp t.b.v. verlegde Btw.
Ontwerp elektronisch te betalen
Het te gebruiken factuurontwerp voor situaties, waarbij de betaling van de factuur kan worden gedaan via een binnen de factuur opgenomen 'betaallink' naar een zgn 'Payment provider' zoals bijvoorbeeld Mollie (c) - www.mollie.com
Ga naar de pagina factuurontwerp voor het creëren van een specifiek ontwerp t.b.v. elektronische betalingen.
Ontwerp verlegde BTW-facturen - Elektronische betalingen
Het te gebruiken factuurontwerp voor situaties, waarbij de betaling van de factuur kan worden gedaan via een binnen de factuur opgenomen 'betaallink' naar een zgn 'Payment provider' zoals bijvoorbeeld Mollie (c) - www.mollie.com en er tevens sprake is van 'verlegde Btw'.
Ga naar de pagina factuurontwerp voor het creëren van een specifiek ontwerp t.b.v. elektronische betalingen in de situatie van verlegde Btw.
Verstuur gegenereerde facturen automatisch
Facturen welke zijn gegenereerd in het kader van de verrekening van een abonnement, of als resultaat van een 'terugkerende factuur' en de status 'definitief' hebben, worden automatisch verstuurd aan de klant (contact).
Voorwaarde is dat een geldig email-adres bij het betreffende contact is vastgelegd.
Vanaf datum voor het versturen van gegenereerde facturen
In het geval je hebt gekozen voor de optie 'Verstuur gegenereerde facturen automatisch', zal dit alleen betrekking hebben op facturen welke vanaf de hier opgegeven datum zijn gegenereerd. Hiermee voorkom je dat eerder gegenereerde facturen, welke je wellicht al hebt opgestuurd, nogmaals worden verzonden.
Verstuur handmatig gecreëerde facturen automatisch
Facturen welke handmatig zijn gecreëerd en de status 'definitief' hebben, worden automatisch verstuurd aan de klant (contact).
Voorwaarde is dat een geldig email-adres bij het betreffende contact is vastgelegd.
Vanaf datum voor het versturen van handmatig gecreëerde facturen
In het geval je hebt gekozen voor de optie 'Verstuur handmatig gecreëerde facturen automatisch', zal dit alleen betrekking hebben op facturen welke vanaf de hier opgegeven datum zijn gegenereerd. Hiermee voorkom je dat eerder gecreëerde facturen, welke je wellicht al hebt opgestuurd, nogmaals worden verzonden.
Gebruik automatische reconciliatie
Bij het gebruik van automatische reconciliatie, zal na het inlezen van een bankafschrift geprobeerd worden om betalingen/ontvangsten automatisch toe te wijzen aan een uitgave (inkoop)/factuur (verkoop).
Gebruik het kasstelsel
Bij gebruik van het kasstelsel, zal de opname binnen de Btw-aangifte pas plaatsvinden op het moment dat een factuur als 'betaald' is geregistreerd. Raadpleeg de website van de Belastingdienst om te zien of je daarvoor in aanmerking komt. In overige situaties (dus als je hier 'Nee' hebt aangegeven) geldt het factuurstelsel, waarbij een factuur direct na creatie (met status 'definitief') binnen in de Btw-aangifte wordt opgenomen.
Zet de prijs wanneer een product wordt geselecteerd
Indien je bij de creatie van een factuur gebruik maakt van producten/diensten welke je via de pagina producten hebt vastgelegd, kun je ervoor kiezen om de prijs welke je daarbij hebt vastgelegd, over te nemen binnen de factuurregel. Maak je hier geen gebruik van, dan wordt wel de product/dienst code en omschrijving in de factuurregel gekopieerd, echter niet de prijs.
Genereer een UBL bestand
Indien je hiervoor kiest, zal automatisch op het moment dat een factuur 'definitief' wordt gemaakt een e-Factuur worden gecreëerd en als bijlage aan de factuur worden toegevoegd. Deze bijlage wordt automatisch mee verstuurd op het moment dat je de factuur verstuurd.
Dagboeken
Verkoop dagboek
Het dagboek welke automatisch zal worden gebruikt bij de creatie van een factuur
Je kunt tijdens de creatie van een factuur altijd kiezen voor een ander dagboek, indien gewenst
Inkoop dagboek
Het dagboek welke automatisch zal worden gebruikt bij het invoeren van een uitgave (inkoopfactuur)
Je kunt tijdens het invoeren van een uitgave altijd kiezen voor een ander dagboek, indien gewenst
Bank dagboek
Het dagboek welke automatisch zal worden gebruikt bij het invoeren / inlezen van bankafschriften
Je kunt tijdens het invoeren van een bankafschrift altijd kiezen voor een ander dagboek, indien gewenst
Kas dagboek
Het dagboek welke automatisch zal worden gebruikt bij het invoeren van een kasafschrift
Je kunt tijdens het invoeren van een kasafschrift altijd kiezen voor een ander dagboek, indien gewenst
Memoriaal dagboek
Het dagboek welke automatisch zal worden gebruikt tijdens de creatie van een memoriaalboeking
Je kunt tijdens de creatie van een memoriaalboeking altijd kiezen voor een andere dagboek, indien gewenst
Grootboek
Debiteurenrekening
De grootboekrekening waarop de boeking 'Aan debiteuren' zal worden gedaan, bijvoorbeeld tijdens de creatie van een factuur
Crediteurenrekening
De grootboekrekening waarop de boeking 'Aan crediteuren' zal worden gedaan, bijvoorbeeld tijdens het invoeren van een uitgave
Omzetrekening
De grootboekrekening waarop de 'omzet' zal worden geboekt, bijvoorbeeld tijdens de creatie van een factuur
Betaalverschillen rekening
De grootboekrekening waarop een betaalverschil zal worden geboekt, bijvoorbeeld tijdens het verwerken van een bankafschrift.
Tegenrekening beginbalans
De grootboekrekening welke moet worden gebruikt bij het boeken van de beginbalans
Kostenrekening
De grootboekrekening waarop de 'kosten' zullen worden geboekt, bijvoorbeeld tijdens het invoeren van een uitgave.
Standaard rekening Bank boekingen
De grootboekrekening waarop betalingen en/of ontvangsten op de bank zullen worden geboekt, bijvoorbeeld tijdens het invoeren en verwerken van bankafschriften.
Standaard rekening Kas boekingen
De grootboekrekening waarop betalingen en/of ontvangsten in kas zullen worden geboekt, bijvoorbeeld tijdens het invoeren en verwerken van kasafschriften.
Standaard rekening Automatische incasso boekingen
De grootboekrekening waarop automatisch geïncasseerde ontvangen worden geboekt.
Standaard tussenrekening vraagposten
De grootboekrekening waarop nader uit te zoeken boekingen moeten worden geboekt.
Standaard rekening PSP boekingen
De grootboekrekening waarop ontvangsten/betalingen via een Payment Service Provider moeten worden geboekt.
Standaard rekening oninbare facturen
De grootboekrekening welke moet worden gebruikt bij het boeken van een als 'oninbare' factuur.
Selecteer de factuur en kies vanuit het 'Meer' menu de optie 'Oninbaar'
Standaard rekening BTW terug te vragen
De grootboekrekening waarop 'terug te vorderen Btw' moet worden geboekt, bijvoorbeeld bij de invoer van een uitgave.
Standaard tegenrekening oninbare debiteuren
De grootboekrekening welke wordt gebruikt op het moment dat een 'oninbare' factuur als 'afgeschreven' wordt gekenmerkt.
Selecteer de oninbare factuur en kies vanuit het 'Meer' menu de optie 'Oninbaar afgeschreven'
Standaard rekening onverdeeld resultaat
De grootboekrekening welke wordt gebruikt voor het boeken van het resultaat, tijdens de definitieve afsluiting van een boekjaar.
Betalingskorting Crediteuren
De grootboekrekening welke wordt gebruikt t.b.v. de verwerking van betalingskorting tijdens het vastleggen van een uitgave (inkoopfactuur)
Dit betreft dus de korting welke je van een leverancier krijgt als je bijvoorbeeld binnen een bepaalde periode de uitgave betaald.
Betalingskorting Debiteuren
De grootboekrekening welke wordt gebruikt t.b.v. de verwerking van betalingskorting tijdens de creatie van een factuur
Dit betreft dus de korting welke je aan je klant aanbiedt, indien deze binnen een bepaalde periode je factuur betaald.
Standaard rekening koersverschillen
De grootboekrekening welke wordt gebruikt op het moment dat een koersverschil wordt vastgesteld.
Deze situatie kan bijvoorbeeld voorkomen tijdens het boeken van een transactie, waarbij verschillende valuta worden gebruikt met verschillende boekingsdatum waarbij een afwijkende koers ten opzicht van de bedrijfsvaluta geldt.
Betalingsprovider
Tekst voor de factuur 'payment link'
Bij het gebruik van de betaalwijze 'Payment Service Provider', de tekst welke in de factuur zal worden opgenomen als 'betaallink'